Как правильно писать пресс-релизы?

Давайте рассмотрим варианты рассылок, которые применяем в работе информационной службы и условно обозначим их как анонс, информационное сообщение, пост-релиз во время или после мероприятия. Цель анонса кратко рассказать о предстоящем мероприятии и привлечь как можно больше журналистов. Вместе с рассылкой анонса по медиа-карте, где собрана информация о журналистах и изданиях, с которыми работаем или с кем хотим сотрудничать, высылаем материал онлайн-площадкам, размещающим календари с информацией о предстоящих мероприятиях, таким как Давай Сходим, Афиша KZ и пр. 

В информационном сообщении можем рассказать о смене руководства, о конкурсе, который проводим и других новостях, которые интересны читателям. Если планируем рассылать пресс-релиз во время или после мероприятия, пишем, переводим и согласовываем текст заблаговременно.

Поиск подходящих фотографий для статьи занимает время журналистов, поэтому заранее или на мероприятии снимаем и отбираем несколько снимков, которые рассылаем вместе с пресс-релизом. Удачно подобранная фотографии помогают рассказать вашу историю и, в некоторых случаях, даже показать вашего руководителя и логотип.  

Структура пресс-релиза будет меняться в зависимости от содержания и целей, к примеру, это коммуникации при кризисной ситуации, запуск продукта или материал для построения имиджа бренда. Ниже предлагаю формат, которому можно следовать. 

Первый абзац или лид самый важный в пресс-релизе, поэтому лучше включить основной информационный посыл в начале и ответить на вопросы Кто? Что? Где? Когда? Как? В чем важность? Для усиления пресс-релиза добавьте комментарий руководства, штатного эксперта или тестимониал участника. Это поможет сделать текст читабельным и располагающим.  

В следующем абзаце пишем дополнительные детали о мероприятии, участниках и предоставляем развернутую информацию в дополнение к первому абзацу. В последнем абзаце даем краткую справку об организации. 

Не забывайте о призыве к действию. Если хотим пригласить журналистов на пресс-конференцию или форум, пишем об этом и указываем город, точный адрес, имя, контактные телефоны и электронные адреса, по которым можно связаться.  

Основная ошибка в подготовке пресс-релизов — писать и рассылать пресс-релизы без новостной составляющей. При отсутствии сильного информационного повода в сообщении, стоит рассмотреть другие форматы размещения материала и привлечения внимания к вашей организации. К примеру, предложите изданиям штатного спикера для предоставления экспертного мнения или комментария к текущим новостям.  

Хороший пресс-релиз содержит информационный повод и раскрывает суть вашего сообщения, желательно, на одной странице, делая акцент на одной новости, и написан для вашей целевой аудитории. Информационный повод это один из самых важных элементов пресс-релиза и ключевая составляющая новости, поэтому средства массовой информации обращают внимание на то, что заинтересует целевую аудиторию издания.  

Учитывайте повестку дня издания, в котором хотите увидеть вашу новость. В идеале, пресс-релиз должен быть написан в формате новостной статьи, чтобы журналистам не было необходимости переписывать материал и вносить значительные правки. Журналисты перегружены, поэтому наша задача максимально упростить им работу. Такой подход облегчает работу изданиям и увеличивает шансы на публикацию.  

При написании пресс-релиза лучше отказаться от технического и отраслевого жаргона и аббревиатур. Не бойтесь простыми словами объяснять понятия или отраслевые термины для широкой аудитории. Также имейте в виду оптимизацию вашего текста и постарайтесь включить ключевые слова в заголовок и текст пресс-релиза.  

Не забывайте о важности проверки вашего текста на отсутствие опечаток, ошибок орфографии и пунктуации, потому что ошибки могут негативно влиять на имидж организации. Обычно я пользуюсь встроенной программой проверки орфографии в текстовом редакторе или на сайте Главреда, а для английского языка пользуюсь сервисом Grammarly. 

В конечном итоге, шансы на размещение материала возрастают, если у вас прочные связи с представителями средств массовой информации. Нужно работать над укреплением отношений с медиа партнерами — журналистами, редакторами, продюсерами, потому что это критическая часть работы в сфере связей с общественностью.