Как перевести бухгалтерию на аутсорс?

Аутсорис, или аутсорсинг — это найм компании или специалиста для решения определенных бизнес-процессов. Отдавать задачи на аутсорс можно в разных сферах. В мировой практике чаще всего на аутсорc отдают сторонним специалистам ведение бухгалтерии, маркетинговые услуги, IT-задачи.

Самый главный плюс передачи непрофильных функций сторонним специалистам — это концентрация внимания на ведении собственного бизнеса. Например, большинство компаний малого и среднего бизнеса в Европе, США и Израиле предпочитают отдавать ведение бухгалтерии на аутсорс. 

Мы поговорили с тремя казахстанскими предпринимателями о плюсах аутсорс-бухгалтерии, где искать идеального бухгалтера и каким он должен быть. 

На наши вопросы ответили Анна Осипова — сооснователь франчайзинговой сети бухгалтерского аутсорсинга в Казахстане «УЧЁТ»; Иван Ардамин — исполнительный директор центра подготовки программистов Attractor School в Алматы; а также Алина Ахметшина — со-основательница сервиса заказа цветов и подарков CVETOgis. 

В чем преимущества аутсорс-бухгалтерии?

Передача ответственности. Бухгалтер на аутсорсе занимается всеми необходимыми отчетами при минимальном вовлечении предпринимателя. Все вопросы с банком и налоговой решаются специалистами, а вы занимаетесь бизнесом.  

Финансовая гарантия. При наличии у компании штатного бухгалтера, штрафы за неверно сданные отчеты выплачивает собственник бизнеса. А в бухгалтерском аутсорсинге за это несёт ответственность нанятая компания или специалист.

Снижение управленческих издержек. Когда бухгалтер не в штате, им не нужно управлять и мотивировать.

Новое законодательство. Налоговое законодательство в Казахстане часто обновляется, поэтому бухгалтер должен постоянно обновлять знания и держать руку на пульсе. В аутсорсинговых компаниях бухгалтеры чаще всего обладают профессиональными знаниями и опытом в разных областях, что позволяет им привносить новые решения для бизнеса, оптимизировать сложные и трудоемкие процессы.

Тарифная оплата. При заключении договора с аутсорсинговой компании или со специалистом вы проговариваете, какие услуги и в каком объеме вам необходимы. Благодаря такой оплате, бизнесмен понимает, что он получит по итогу от сотрудничества.        

Почему стоит отказаться от штатного бухгалтера? 

Цена за услуги. Заработная плата штатного бухгалтера всегда выше, чем у аутсорс-специалиста. Средняя заработная плата квалифицированного бухгалтера на рынке труда составляет свыше 300 тыс. тенге. В аутсорсинге за эту же сумму можно работать в среднем от трех до шести месяцев. Цена за бухгалтерское сопровождение составляет в среднем от 50 тыс. тенге и выше в зависимости от вида бухгалтерии. Это существенная разница в финансовой нагрузке на сам бизнес.  

Офисное оборудование. Для штатного сотрудника необходимо организовать рабочее место, оборудование, обеспечить лицензионным программным обеспечением, оплачивать обучение. Отдав бухгалтерию на аутсорс, предприниматель избавляется от таких обязанностей. 

Форс-мажорные ситуации. Любой предприниматель может вспомнить ситуацию, когда необходимо было заполнить отчет, а бухгалтера нет на месте по причине больничного или отпуска.

Здесь встает вопрос о заменяемости сотрудника на время, а замены кадров связаны с большими рисками. Если вы отдаете бухгалтерию на аутсорс в компанию, то за вашу бухгалтерию отвечает целая команда, поэтому вероятность форс-мажорных ситуаций снижается. 

Каким компаниям подходит бухгалтерский аутсорс? 

По словам управляющего директора группы компаний «УЧЕТ» Анны Осиповой, в самом начале открытия бизнеса можно воспользоваться разовой консультацией, чтобы выстроить правильную модель ведения бухгалтерии.

В ходе консультации также можно выбрать подходящий тариф и определить, нужен ли бизнесу штатный бухгалтер. Малый и средний бизнес могут полностью доверить свою бухгалтерию аутсорсингу. А крупный бизнес может воспользоваться консалтинговыми услугами специалиста на аутсорсе. Также крупным предприятиям можно проводить аудит бухгалтерии раз в три месяца для внутреннего контроля или перед сдачей важных отчетов. 

Как рассказала со-основательница стартапа CVETOgis Алина Ахметшина, она запустила бизнес во время карантина, когда все уже работали удаленно, поэтому ей было удобно нанять сотрудника на аутсорс. Делегирование бухгалтерии позволяет владельцам стартапов концентрироваться на собственном бизнесе и меньше переживать за отчетность. 

«Для нас, как стартапа и резидента Astana Hub, было важно найти своего бухгалтера. Потому что специфика ведения бухгалтерии стартапов не всем известна. Для стартапов, как и других видов бизнеса, есть отдельная графа в налоговом кодексе и не каждый может её трактовать. Например, бизнес-модель простого цветочного магазина всем понятна, а у стартапов чаще всего новые финансовые модели. Из-за этого возникают сложности в плане регулирования законом», — добавила предпринимательница.

Каким критериям должен отвечать бухгалтер на аутсорсе?

Образование и опыт. Помимо профильного образования, для бухгалтера будет большим плюсом иметь дипломы и сертификаты, потому что бухгалтерия — это сфера, в которой постоянно происходят изменения. Дополнительные сертификаты могут вам дать понять, что специалист постоянно обновляет свои знания и готов изучать новое.  

IT-решения. Бухгалтер на аутсорсе не находится с вами постоянно в офисе, но он должен качественно и быстро уметь вести вашу отчетность. Для этого бухгалтер должен предложить вам подходящие IT-решения ведения бухгалтерии: работа в облаке, электронный документооборот, онлайн-касса, CRM-системы, телефония, система контроля качества и т.д.

Вовлеченность. Для хорошего бухгалтера важно не только быстро рассчитать налоги, но и предлагать бизнесу новые решения проблем, способы законно сэкономить, автоматизировать процессы, уменьшить затраты. 

Коммуникация. Так как бухгалтерия — это та сфера, которую бизнес делегирует профессионалом, важно, чтобы ваш специалист мог вам объяснить сложные вещи бухгалтерии простым языком.

Где искать бухгалтера на аутсорсе?      

Сейчас найти специалиста в интернете не составляет труда. Своего бухгалтера можно попробовать поискать на рекрутерских сайтах или обратиться в аутсорсинговые компании. Также предприниматели посоветовали обратиться к своим знакомым и поискать проверенного бухгалтера через нетворкинг.

Сколько стоят бухгалтерские услуги на аутсорсе? 

Цена за оказанные услуги может быть разной. Ценообразование зависит от выбранного тарифа, объема, оказываемых услуг, количества банковских операций и специфики бизнеса.

Большинство аутсорсинговых компаний предоставлеют пакеты услуг, в которые чаще всего входят бухгалтерский и налоговый учеты, консультации при ведении и кадровое делопроизводство.

Например, для ИП средняя цена такого пакета может составлять — от 10 тыс. тенге и выше, для ТОО — от 25 тыс. и выше. А консультации в среднем стоят от 5 тыс. тенге.

Как взаимодействовать с удаленной бухгалтерией? 

По словам предпринимателей, инициатива в коммуникации должна исходить от бухгалтеров. Они же должны запрашивать необходимые документы и отчеты.  

Иван Ардамин советует создать чат в Телеграме для всех, кто взаимодействует с бухгалтерией. «В идеале, я считаю, что бухгалтерия должна вас контролировать, ведь их роль — работа бизнеса в соответствии с законодательством, а значит, они должны доносить требования и спрашивать документы и отчеты, чтобы адекватно и своевременно формировать отчетность», — рассказал Иван. 

«Контролировать нужно всех — это правило бизнеса. Вы не должны полностью разбираться в бухгалтерии, но владеть данными и основными цифрами о своей управленческой отчетности вы должны. А для этого необходима постоянная коммуникация с бухгалтером. Также вы должны знать в каком тарифе вы находитесь. Например, сколько у вас осталось операций. Однако здесь важна инициативность и подход бухгалтера. Если он контролирует все в ваших взаимоотношениях, значит они также бережно относятся к учету ваших денег», — рассказала Анна Осипова.

Как передать бухгалтерию на аутсорс?

1. Найти подходящего бухгалтера на аутсорс или аутсорсинговую компанию. 

2. Показать бухгалтерскую базу и попросить текущего бухгалтера передать дела. Важно попросить аутсорс-специалиста проверить текущую базу и узнать, насколько она корректна. Если при передаче дел недостает каких-либо документов или есть значительные ошибки, то это можно сразу передать аутсорсу на исправление. Важно также узнать о ценах данных услуг.

3. Определить вместе с бухгалтером необходимый вашему бизнесу уровень бухгалтерского сопровождения или количество необходимых операций в месяц. 

4. Определить вместе со специалистом, как именно вы передадите ему документы. Будет ли новая компания забирать архив и каким образом будет передаваться база и где она физически будет находиться. Потом вы просто передаете базу или оставляете ее у себя и даете доступ новому бухгалтеру.

5. Узнать, какие документы необходимо передавать бухгалтеру и оповестить об этом своих сотрудников.