Как организовать онлайн-конференцию на 5 000 участников — опыт Kolesa Conf 2020

5 минут STEPPE
Как организовать онлайн-конференцию на 5 000 участников — опыт Kolesa Conf 2020

Kolesa Conf — одно из главных событий года для IT-сообщества в Казахстане. Каждый год организаторы выбирают актуальные IT-направления, приглашают экспертов из Казахстана и СНГ поделиться передовым опытом, а участникам конференции бесплатно предлагают не только новые знания, но и множество возможностей для нетворкинга.

В этом году конференция перешла в диджитал. Командой было отобрано 45 спикеров, которые выступали в пяти потоках: Data Science, Management, Web, iOS и Android. Всего на конференцию было зарегистрировано 6000 человек: около 4 000 — из Казахстана, остальные — из более десяти других стран. В итоге трансляцию посмотрели 5 000 уникальных зрителей.

HR-директор Kolesa Group Ксения Торопова рассказала, как подготовиться и провести конференцию такого масштаба.

Техническая подготовка

Техническая подготовка важна для любого мероприятия: в офлайне нужны микрофоны, проекторы, кликеры и многое другое, однако в случае технической неполадки, спикер может спасти ситуацию харизмой. В онлайне такие недоработки непростительны, поэтому отнестись нужно еще серьезнее. И еще — вам понадобится много мониторов. 

Мы прочувствовали всю сложность технической подготовки на себе еще и потому, что у нас было пять параллельных потоков и 45 спикеров, а, значит, всю подготовку нужно умножить на пять. 

компы

Выбирайте день, учитывая загруженность интернет-сети

Мы выбрали 14 ноября, потому что это были осенние каникулы и суббота — выходной день. Казнет был менее загружен, чем обычно, а, значит, меньше лагал.

Работайте с несколькими провайдерами интернета

Если один отключит сеть, другой подхватит эстафету, а участники этого даже не заметят. Спросите у вашего админа, как это делается. 

Устройте хотя бы один генеральный прогон за несколько дней до конференции

Максимально имитируйте реальное мероприятие, чтобы на поверхность всплыли все подводные камни, а потом проанализируйте их, придумайте решения и донесите до всех вовлеченных. К примеру, что делать, если интернет все-таки не выдержит? 

Если спикеры будут подключаться из разных локаций, попросите их репетировать там, где они будут выступать

Так вы минимизируете неприятные неожиданности, настроите картинку и звук. Например, если вы стримите через Zoom в YouTube, то так и делайте все прогоны со спикерами.

Даже если это очень именитый спикер, не бойтесь делать замечания в стиле «Компьютер нужно поставить выше», «Есть ли другая гарнитура?», «Можно ли выбрать другой фон?», «Можно ли переместиться на другую локацию с интернетом получше?». Решайте всё по ходу, не оставляя на последний момент.

Привлечение аудитории 

У онлайн-мероприятия есть несомненное преимущество — вашим участникам не нужно тратиться на дорогу и проживание, если они находятся в другом городе или в другой стране. Мы таким образом смогли выйти на международный уровень. 

Как привлечь много участников и принести максимум пользы? По этому аспекту мы можем говорить только об IT-аудитории, потому что в этом специализируемся. 

Сделайте информативный понятный и презентабельный лендинг — можно на Tilda. Вот такой был у нас — https://kolesa-conf.kz. Постепенно наполняйте его полезной и важной информацией.

колеса конф

Что хорошо работает? 

  • Email-маркетинг;
  • Специализированные чаты и каналы в Telegram;
  • Instagram-страница с вовлеченной аудиторией;
  • Таргетированная реклама в социальных сетях;
  • Специализированные медиа и блоггеры.

Не забывайте делать все ссылки с utm-метками, чтобы анализировать источники регистраций и вкладывать больше ресурсов в работающие инструменты. Это поможет и в будущем. 

Конверсия в участие 

Привлечь аудиторию — это одно, а сделать так, чтобы в день конференции они подключились — это другое. Для этого нужно постоянно активировать участников, отправлять им информативные и полезные рассылки c советами и плюшками, вовлечь их в социальные сети, провести конкурс, рассказать про призы и активности, а в день мероприятия — прислать sms c ссылкой на подключение к ивенту. Ниже несколько примеров того, как мы активировали аудиторию Kolesa Conf.

колеса конфколеса конфУдостоверьтесь, что первый спикер — мотивирует проснуться, а последний — досмотреть до конца.

Контент 

Одна из сложностей организации диджитал-ивента — создать атмосферу. Частично, это можно закрыть визуальным контентом. Подумайте над эффектными и интерактивными заставками, видео-переходами, различными конфигурациями сцен. Если ваша единственная конфигурация — это маленькая иконка с головой спикера где-то в нижнем углу экрана трансляции, то у вас навряд ли получится надолго задержать внимание аудитории. 

Картинка, будь то ракурс съемки или конфигурация трансляции, должна меняться хотя бы раз в несколько минут. Ниже пример нескольких конфигураций, которые были подготовлены для одного из спикеров.

колеса конф 2020
колеса конф 2020
колеса конф 2020
колеса конф 2020
колеса конф 2020

Чередуйте сложные доклады с легкими, форматы, требующие напрягать мозг с развлекательными — соблюдайте баланс. 

Избегайте больших перерывов: оторвавшись однажды от просмотра на свои дела, зритель вряд ли уже вернется в трансляцию. 

Вовлеченность аудитории

На конференции ходят не только за новыми знаниями, но и за новыми знакомствами, интересными активностями и атмосферой. Как это можно сделать в онлайн-формате? 

  • Создайте чат для участников и придумайте, как будете вовлекать людей в дискуссии или активности. 
  • Придумайте интерактивные способы раздать или разыграть призы, например, мерч конференции.

У нас были пасхалки и викторина. Пасхалки (специальные персонажи) были спрятаны в презентациях спикеров: первый, кто их находил, получал набор мерча Kolesa Conf 2020. Такой же набор получали первые 50 успешно прошедших викторину из 10 вопросов в Telegram-боте. Также можно было выиграть мерч, сделав креативный пост в Instagram. 

пасхалки колеса конф 2020

Дайте возможность пообщаться с экспертами и друг другом. Здесь на помощь снова приходят чаты, а также сессия вопросов-ответов после каждого доклада.

Конференция прошла, но работа еще не закончена. Вам еще предстоит загрузить записи докладов, сделать фото и видео-отчеты, написать статьи и поделиться опытом с сообществом. Давайте делать больше крутых мероприятий! 

Статьи STEPPE

Как прошел осенний шоукейс резиденции BATYR LAB empowered by Visa с Иваном Дорном в Алматы

Как прошел осенний шоукейс резиденции BATYR LAB empowered by Visa с Иваном Дорном в Алматы

Общественный фонд имени Батырхана Шукенова при поддержке лидера индустрии цифровых платежей Visa и бренда Tic Tac организовал...

2 минуты
2 минуты
Чем отличаются регионы Казахстана

Чем отличаются регионы Казахстана

Вы когда-нибудь замечали, как сильно отличаются разные уголки одной страны? Взять к примеру, Казахстан, разделенный на 17...

23 минуты
23 минуты
Шесть заблуждений в истории Казахстана

Шесть заблуждений в истории Казахстана

История Казахстана, как и любой другой страны, обременена множеством мифов и недопонимания. Эти заблуждения могут возникать...

11 минут
11 минут
Как рост логистической отрасли даёт заработать Казахстану и казахстанцам

Как рост логистической отрасли даёт заработать Казахстану и казахстанцам

В цифровую эру и бума онлайн покупок мы совершенно не задумываемся, какое расстояние и сколько границ проезжает, проплывает или...

10 минут
10 минут