Kolesa Conf — одно из главных событий года для IT-сообщества в Казахстане. Каждый год организаторы выбирают актуальные IT-направления, приглашают экспертов из Казахстана и СНГ поделиться передовым опытом, а участникам конференции бесплатно предлагают не только новые знания, но и множество возможностей для нетворкинга.
В этом году конференция перешла в диджитал. Командой было отобрано 45 спикеров, которые выступали в пяти потоках: Data Science, Management, Web, iOS и Android. Всего на конференцию было зарегистрировано 6000 человек: около 4 000 — из Казахстана, остальные — из более десяти других стран. В итоге трансляцию посмотрели 5 000 уникальных зрителей.
HR-директор Kolesa Group Ксения Торопова рассказала, как подготовиться и провести конференцию такого масштаба.
Техническая подготовка важна для любого мероприятия: в офлайне нужны микрофоны, проекторы, кликеры и многое другое, однако в случае технической неполадки, спикер может спасти ситуацию харизмой. В онлайне такие недоработки непростительны, поэтому отнестись нужно еще серьезнее. И еще — вам понадобится много мониторов.
Мы прочувствовали всю сложность технической подготовки на себе еще и потому, что у нас было пять параллельных потоков и 45 спикеров, а, значит, всю подготовку нужно умножить на пять.
Выбирайте день, учитывая загруженность интернет-сети
Мы выбрали 14 ноября, потому что это были осенние каникулы и суббота — выходной день. Казнет был менее загружен, чем обычно, а, значит, меньше лагал.
Работайте с несколькими провайдерами интернета
Если один отключит сеть, другой подхватит эстафету, а участники этого даже не заметят. Спросите у вашего админа, как это делается.
Устройте хотя бы один генеральный прогон за несколько дней до конференции
Максимально имитируйте реальное мероприятие, чтобы на поверхность всплыли все подводные камни, а потом проанализируйте их, придумайте решения и донесите до всех вовлеченных. К примеру, что делать, если интернет все-таки не выдержит?
Если спикеры будут подключаться из разных локаций, попросите их репетировать там, где они будут выступать
Так вы минимизируете неприятные неожиданности, настроите картинку и звук. Например, если вы стримите через Zoom в YouTube, то так и делайте все прогоны со спикерами.
Даже если это очень именитый спикер, не бойтесь делать замечания в стиле «Компьютер нужно поставить выше», «Есть ли другая гарнитура?», «Можно ли выбрать другой фон?», «Можно ли переместиться на другую локацию с интернетом получше?». Решайте всё по ходу, не оставляя на последний момент.
У онлайн-мероприятия есть несомненное преимущество — вашим участникам не нужно тратиться на дорогу и проживание, если они находятся в другом городе или в другой стране. Мы таким образом смогли выйти на международный уровень.
Как привлечь много участников и принести максимум пользы? По этому аспекту мы можем говорить только об IT-аудитории, потому что в этом специализируемся.
Сделайте информативный понятный и презентабельный лендинг — можно на Tilda. Вот такой был у нас — https://kolesa-conf.kz. Постепенно наполняйте его полезной и важной информацией.
Что хорошо работает?
Не забывайте делать все ссылки с utm-метками, чтобы анализировать источники регистраций и вкладывать больше ресурсов в работающие инструменты. Это поможет и в будущем.
Привлечь аудиторию — это одно, а сделать так, чтобы в день конференции они подключились — это другое. Для этого нужно постоянно активировать участников, отправлять им информативные и полезные рассылки c советами и плюшками, вовлечь их в социальные сети, провести конкурс, рассказать про призы и активности, а в день мероприятия — прислать sms c ссылкой на подключение к ивенту. Ниже несколько примеров того, как мы активировали аудиторию Kolesa Conf.
Удостоверьтесь, что первый спикер — мотивирует проснуться, а последний — досмотреть до конца.
Одна из сложностей организации диджитал-ивента — создать атмосферу. Частично, это можно закрыть визуальным контентом. Подумайте над эффектными и интерактивными заставками, видео-переходами, различными конфигурациями сцен. Если ваша единственная конфигурация — это маленькая иконка с головой спикера где-то в нижнем углу экрана трансляции, то у вас навряд ли получится надолго задержать внимание аудитории.
Картинка, будь то ракурс съемки или конфигурация трансляции, должна меняться хотя бы раз в несколько минут. Ниже пример нескольких конфигураций, которые были подготовлены для одного из спикеров.
Чередуйте сложные доклады с легкими, форматы, требующие напрягать мозг с развлекательными — соблюдайте баланс.
Избегайте больших перерывов: оторвавшись однажды от просмотра на свои дела, зритель вряд ли уже вернется в трансляцию.
На конференции ходят не только за новыми знаниями, но и за новыми знакомствами, интересными активностями и атмосферой. Как это можно сделать в онлайн-формате?
У нас были пасхалки и викторина. Пасхалки (специальные персонажи) были спрятаны в презентациях спикеров: первый, кто их находил, получал набор мерча Kolesa Conf 2020. Такой же набор получали первые 50 успешно прошедших викторину из 10 вопросов в Telegram-боте. Также можно было выиграть мерч, сделав креативный пост в Instagram.
Дайте возможность пообщаться с экспертами и друг другом. Здесь на помощь снова приходят чаты, а также сессия вопросов-ответов после каждого доклада.
Конференция прошла, но работа еще не закончена. Вам еще предстоит загрузить записи докладов, сделать фото и видео-отчеты, написать статьи и поделиться опытом с сообществом. Давайте делать больше крутых мероприятий!
Получай актуальные подборки новостей, узнавай о самом интересном в Steppe (без спама, обещаем 😉)
(без спама, обещаем 😉)
