Как организовать онлайн-конференцию на 5 000 участников — опыт Kolesa Conf 2020

Kolesa Conf — одно из главных событий года для IT-сообщества в Казахстане. Каждый год организаторы выбирают актуальные IT-направления, приглашают экспертов из Казахстана и СНГ поделиться передовым опытом, а участникам конференции бесплатно предлагают не только новые знания, но и множество возможностей для нетворкинга.

В этом году конференция перешла в диджитал. Командой было отобрано 45 спикеров, которые выступали в пяти потоках: Data Science, Management, Web, iOS и Android. Всего на конференцию было зарегистрировано 6000 человек: около 4 000 — из Казахстана, остальные — из более десяти других стран. В итоге трансляцию посмотрели 5 000 уникальных зрителей.

HR-директор Kolesa Group Ксения Торопова рассказала, как подготовиться и провести конференцию такого масштаба.

Техническая подготовка

Техническая подготовка важна для любого мероприятия: в офлайне нужны микрофоны, проекторы, кликеры и многое другое, однако в случае технической неполадки, спикер может спасти ситуацию харизмой. В онлайне такие недоработки непростительны, поэтому отнестись нужно еще серьезнее. И еще — вам понадобится много мониторов. 

Мы прочувствовали всю сложность технической подготовки на себе еще и потому, что у нас было пять параллельных потоков и 45 спикеров, а, значит, всю подготовку нужно умножить на пять. 

Выбирайте день, учитывая загруженность интернет-сети

Мы выбрали 14 ноября, потому что это были осенние каникулы и суббота — выходной день. Казнет был менее загружен, чем обычно, а, значит, меньше лагал.

Работайте с несколькими провайдерами интернета

Если один отключит сеть, другой подхватит эстафету, а участники этого даже не заметят. Спросите у вашего админа, как это делается. 

Устройте хотя бы один генеральный прогон за несколько дней до конференции

Максимально имитируйте реальное мероприятие, чтобы на поверхность всплыли все подводные камни, а потом проанализируйте их, придумайте решения и донесите до всех вовлеченных. К примеру, что делать, если интернет все-таки не выдержит? 

Если спикеры будут подключаться из разных локаций, попросите их репетировать там, где они будут выступать

Так вы минимизируете неприятные неожиданности, настроите картинку и звук. Например, если вы стримите через Zoom в YouTube, то так и делайте все прогоны со спикерами.

Даже если это очень именитый спикер, не бойтесь делать замечания в стиле «Компьютер нужно поставить выше», «Есть ли другая гарнитура?», «Можно ли выбрать другой фон?», «Можно ли переместиться на другую локацию с интернетом получше?». Решайте всё по ходу, не оставляя на последний момент.

Привлечение аудитории 

У онлайн-мероприятия есть несомненное преимущество — вашим участникам не нужно тратиться на дорогу и проживание, если они находятся в другом городе или в другой стране. Мы таким образом смогли выйти на международный уровень. 

Как привлечь много участников и принести максимум пользы? По этому аспекту мы можем говорить только об IT-аудитории, потому что в этом специализируемся. 

Сделайте информативный понятный и презентабельный лендинг — можно на Tilda. Вот такой был у нас — https://kolesa-conf.kz. Постепенно наполняйте его полезной и важной информацией.

Что хорошо работает? 

• Email-маркетинг;
• Специализированные чаты и каналы в Telegram;
• Instagram-страница с вовлеченной аудиторией;
• Таргетированная реклама в социальных сетях;
• Специализированные медиа и блоггеры.

Не забывайте делать все ссылки с utm-метками, чтобы анализировать источники регистраций и вкладывать больше ресурсов в работающие инструменты. Это поможет и в будущем. 

Конверсия в участие 

Привлечь аудиторию — это одно, а сделать так, чтобы в день конференции они подключились — это другое. Для этого нужно постоянно активировать участников, отправлять им информативные и полезные рассылки c советами и плюшками, вовлечь их в социальные сети, провести конкурс, рассказать про призы и активности, а в день мероприятия — прислать sms c ссылкой на подключение к ивенту. Ниже несколько примеров того, как мы активировали аудиторию Kolesa Conf.

Удостоверьтесь, что первый спикер — мотивирует проснуться, а последний — досмотреть до конца.

Контент 

Одна из сложностей организации диджитал-ивента — создать атмосферу. Частично, это можно закрыть визуальным контентом. Подумайте над эффектными и интерактивными заставками, видео-переходами, различными конфигурациями сцен. Если ваша единственная конфигурация — это маленькая иконка с головой спикера где-то в нижнем углу экрана трансляции, то у вас навряд ли получится надолго задержать внимание аудитории. 

Картинка, будь то ракурс съемки или конфигурация трансляции, должна меняться хотя бы раз в несколько минут. Ниже пример нескольких конфигураций, которые были подготовлены для одного из спикеров.

Чередуйте сложные доклады с легкими, форматы, требующие напрягать мозг с развлекательными — соблюдайте баланс. 

Избегайте больших перерывов: оторвавшись однажды от просмотра на свои дела, зритель вряд ли уже вернется в трансляцию. 

Вовлеченность аудитории

На конференции ходят не только за новыми знаниями, но и за новыми знакомствами, интересными активностями и атмосферой. Как это можно сделать в онлайн-формате? 

• Создайте чат для участников и придумайте, как будете вовлекать людей в дискуссии или активности. 
• Придумайте интерактивные способы раздать или разыграть призы, например, мерч конференции.

У нас были пасхалки и викторина. Пасхалки (специальные персонажи) были спрятаны в презентациях спикеров: первый, кто их находил, получал набор мерча Kolesa Conf 2020. Такой же набор получали первые 50 успешно прошедших викторину из 10 вопросов в Telegram-боте. Также можно было выиграть мерч, сделав креативный пост в Instagram. 

Дайте возможность пообщаться с экспертами и друг другом. Здесь на помощь снова приходят чаты, а также сессия вопросов-ответов после каждого доклада.

Конференция прошла, но работа еще не закончена. Вам еще предстоит загрузить записи докладов, сделать фото и видео-отчеты, написать статьи и поделиться опытом с сообществом. Давайте делать больше крутых мероприятий!