«Провал — не повод опускать руки»: Проект Design Lab Almaty руками троих молодых людей. Часть 2

Design Lab Almaty — это образовательный проект. Его организаторы, эксперты и участники — это практикующие молодые дизайнеры и студенты из Алматы и регионов. Для этого были привлечены к мероприятию лучшие казахстанские профессионалы в индустрии дизайна и новых медиа.

Цель Design Lab — собрать дизайн-сообщество Казахстана в Алматы и столице, чтобы обсудить актуальные вопросы, обменяться успешными практиками, завязать новые знакомства.

В первой части мы рассказали, как организовать конференцию для дизайнеров, о финансовых трудностях и переговорах с крутыми спикерами, которые дают согласие за неделю до мероприятия.

Фишка мероприятия — Keynote с известными дизайнерами со всего света
 

Еще одной изюминкой нашего ивента была трансляция видео, сделанного специально для нас от мировых селебрити в сфере дизайна. Это была идея Алмаса, который пожелал создать запоминающийся штрих. Он предложил связаться с топовыми дизайнерами по всему миру и попросить их снять видео для нашей конференции в Казахстане.

Мы много кому писали: у меня сохранился документ со списком всех дизайнеров. Опять же по времени мы давали мало, чуть ли не просили выслать за 1 день до конференции. Мы писали Juli Zhuo — директору по дизайну Facebook, Don Norman — директору The Design Lab в University of California, прародителю UX Design направления, Tobias Van Schneider — дизайнеру Spotify и многим другим. Справедливости ради нужно заметить, что нас подгоняли сжатые сроки и мы просили выслать видео чуть ли не за день до конференции.

В итоге нас поддержали такие, как: Johny Vino — основатель Spaceborn Interactive, Vitaly Friedman — соучредитель и главред Smashing Magazine, Anton Repponen — сооснователь Нью-Йоркской студии Anton&Irene, Matt D. Smith — владелец и директор студии Studio Mds.

Мы невероятно вдохновлялись, получив поддержку таких мировых китов дизайна, чем мы очень гордимся. Наш стратегический ход сработал, и вот что вышло.

Как прошла конференция
 

Дебютный Design Lab Almaty мы назначили на 17 марта 2019 года. Первые 30 минут на локации царила анархия. Привлекли волонтеров: ребята нам очень помогли, не знаю, чтобы мы без них делали. Но мы не назначили главного среди них, поэтому никто не знал, что нужно делать — все пошло наперекосяк с самого утра.

У нас были технические проблемы в обеих залах: в одном не работал микрофон, а в другом сломался главный проектор. Организаторы были еще и в числе спикеров, и пока мы готовились к своим докладам, никто не успел подготовить keynote для самой конференции. Мы это сделали в последние 15 минут до начала мероприятия. Нервы были на пределе. Людей приходило все больше и больше. Нам не хотелось упасть в грязь лицом.

Мы закупили воду для всех слушателей конференции, установили баннеры Design Lab, разложили футболки для спикеров и бейджики для участников. Времени больше не было, нужно было начинать.

К счастью, как оказалось, все наши недочеты не были столь ужасны. Мы уже достигли точки предела и просто пустили все на самотек. Было очень интересно слушать от ребят, что им все понравилось, что они остались благодарны за возможность поучаствовать в конференции и познакомиться друг с другом. Для нас этот фидбэк бесценен. И мы тоже поняли, что все это не зря и людям нравится наша инициатива.

В моем блокноте скопилось больше 50 заметок с проколами, хотелось провалиться сквозь землю. Радовало, что мы ушли в минус всего на $2000. Минус в бизнесе — это всегда проверка на прочность. Так ты становишься умнее и сильнее. Или закрываешь дело.

Проколы и недочеты
 

1. Мы с самого начала не продумали, как будем привлекать людей на конференцию. Изначально мы хотели сделать вход бесплатным, и это была наша ошибка: мы запутали людей тем, что сначала объявили о бесплатном входе, а потом ввели плату за билеты. Это нужно было решать заранее, поэтому не надо так.
2. Мы слишком поздно начали готовиться: будь у нас чуть больше времени, мы бы успели все продумать и не наделать столько фейлов. Регистрацию мы открыли, кажется, за две недели до события, оплату ввели за несколько дней. Мы понимали, что это было слишком, но уже не могли этого исправить.
3. Нужно было трезво оценить реальность, понять, что мы не успеем связаться со спонсорами, чтобы привлечь нужный нам бюджет.

10 советов тем, кто запускает свое событие

• Планируйте все наперед. Не нужно думать, как мы, что все пойдет по течению и мы все вырулим. Нужно быть внимательнее ко времени и к деталям, так можно избежать многих недочетов. Продумайте заранее организацию: где проводить мероприятие, какой будет бюджет, кто будет в оргкомитете и предполагаемое количество участников, спикеров и волонтеров.
• Начните прокачивать соцсети вашего проекта. Живая аудитория поможет вам определить нужное направление и движение.

• Продумайте, где и как будете раскручиваться и на какой платформе у вас будет сайт. Друзья из Лондона помогали нам делать промоушен на Facebook, за что им большая благодарность. Сначала сайт сделали на Wix, он был очень стильный, но оказалось, это очень неудобный и малоформатный конструктор. Нельзя было сделать регистрацию и перевести пользователя на оплату билета — можно было его либо зарегистрироваться, либо произвести оплату. Долго и тяжело было делать мобильную версию, поэтому мы ее отключили, хотя множество людей приходило к нам с мобильного Telegram.

• Сделайте бренд узнаваемым. У нас, например, не было времени прорекламировать бренд и мы остановились на традиционном минимализме, который создал впечатление дороговизны (у нас люди такое любят). В следующем году будем думать, как обыграть сам бренд, чтобы больше выделяться на фоне других проектов.

• Просчитайте расходы и по ним устанавливайте цены. Расходов будет больше, чем изначально. А доходы точно не покроют все расходы, так что будьте готовы вкладывать средства из собственного кармана.

• Должен быть человек, у которого есть ИП, потому что, собирая плату за билеты, необходимо оплатить налоги.

• Проверяйте всех субподрядчиков на хорошие отзывы. Нам повезло, команда Dribbble.kz поделились с нами ребятами, которые делают классные фотки и видео. Они оказались профессионалами и очень нам помогли.

• Ставьте себя на место участников ивента. Получили ли они информацию в полном объеме? У нас не было своего канала, никто не подписывался на наши соцсети, следовательно, мы не смогли эффективно и быстро сообщать новости.

• Перед событием обязательно прорепетируйте все — от начала и до конца. Соберите всех участников и обсудите порядок, как вы начнете ивент, что будете говорить и показывать. Если вы неуверены в ком-из спикеров, попросите пробный прогон.
• И главное, если хотите сделать что-то новое, не бойтесь. Делайте. Необязательно сразу же устраивать что-то грандиозное. Можно, например, каждую неделю проводить в офисе мини-митапы и делиться своими профессиональными провалами и победами. Возможно, со временем такой митап вырастет до масштабного проекта и станет узнаваемым. Это будет полезно для компании и самих участников.

P.S. Очень важно вдохновлять молодое поколение и давать им свободу высказаться. Хотелось бы, чтобы наши ребята не боялись организовать митапы и новые проекты без финансирования, команды и опыта. Все возможно, если захотеть. Пусть в Казахстане проводятся по несколько ивентов в неделю, как в Европе и США. Наши ребята станут активными в профессиональных кругах. Мы старались на все 200%, хоть и вышло не без проколов, но именно это нас сплотило и закалило.

Читать: Проект Design Lab Almaty руками троих молодых людей. Часть 1