Что выбрать – вести учет самому, нанять штатного бухгалтера, найти приходящего бухгалтера или обратиться в бухгалтерскую компанию за аутсорсингом? Мы собрали рекомендации для каждого случая.

Самостоятельный учет

Для кого подходит: Малый и средний бизнес, который не требует сложного бухгалтерского учета.

Что нужно делать: Усвоить несложные навыки использования онлайн–системы на сайте и уделять ведению учета 10–15 мин в день.

Как это работает: Предприниматель самостоятельно выписывает первичные документы. Высылает в систему входящие документы и выписку банка. Система обрабатывает и вносит их в базу данных. Из этой базы можно автоматически формировать балансовые отчеты для руководителя, отчет по остаткам денег, налоговую отчетность. Также можно автоматически сдавать отчеты в налоговый комитет. 

Сколько стоит: Стоимость зависит от объема документооборота. Абонентская плата от 5 тыс до 10 тыс тенге в месяц и 150 тенге за каждый обработанный и внесенный в базу документ – в среднем для ИП на «упрощенке» выходит около 2 тыс тенге в месяц.

Анастасия Барботько, исполнительный директор, онлайн–сервис inbuh.kz: Предприниматели все больше пользуются онлайн–услугами и облачными технологиями в бухгалтерском учете. Первый плюс – учет можно вести из любой точки мира, через любое устройство: смартфон, планшет, компьютер. Онлайн–сервис помогает экономить время. Это очень удобно для людей, которые постоянно находятся в поездках, но ведут беспрерывный финансовый мониторинг своего бизнеса.

Приходящий бухгалтер

Для кого подходит: Малый бизнес, который не требует сложного бухгалтерского учета.

Сколько стоит: В среднем учет по общеустановленному налоговому режиму – от 60 тыс до 150 тыс тенге в месяц, по упрощенному – 30–60 тыс в зависимости от оборотов бизнеса.

Дархан Шарипов, частный бухгалтер: Я веду три ТОО, четыре ИП и нескольких предпринимателей, за которых сдаю отчеты раз в полгода. Плюсы приходящего бухгалтера в том, что его услуги обойдутся предпринимателю дешевле, чем зарплата штатного бухгалтера. Также приходящий бухгалтер, в зависимости от опыта работы, может вести и другие учеты, например, кадровый, помогать работать с банками, консультировать и т. д. Сейчас среди моих клиентов есть интернет–магазин «Купи Слона», где я веду не только бухгалтерию, но и все дела управляющего. Это очень удобно для начинающего или небольшого бизнеса.

Нюансы: Приходящий бухгалтер не подписывает документы, если не зарегистрирован как ИП. Обычно все документы подписывает сам руководитель. Поэтому приходящего бухгалтера лучше искать по рекомендации доверенных контактов. Один приходящий бухгалтер, если он имеет большой опыт работы, может вести максимум 9–10 небольших компаний. Если ведет больше клиентов, значит, страдает качество. 

Штатный бухгалтер

Кому подходит: Малый, средний и большой бизнес, работающий по общеустановленному налоговому режиму с большим документооборотом. Не подходит для бизнеса по упрощенному налоговому режиму, где легкий бухгалтерский учет.

В чем плюсы штатного бухгалтера? 

Алена Калиниченко, главный бухгалтер: 

1. Многозадачность. Если вы обращаетесь в аутсорсинговую компанию, вам в любом случае нужно нанимать офис-менеджера, который будет собирать документы для бухгалтерской компании. Его еще нужно обучать. Лучше нанять бухгалтера, который будет делать работу не только бухгалтера, но и офис-менеджера, кассира, экономиста, кадровика, заведующего складом, отчасти юриста и т. д. Для малого и среднего бизнеса это удобно и выгодно.

2. Конфиденциальность. Со штатным бухгалтером легче понимать и контролировать внутреннюю кухню своего бизнеса и сохранить конфиденциальность. Потому что обычно внешние бухгалтеры обслуживают несколько клиентов одновременно, среди которых могут быть и ваши конкуренты.

3. Консультация. У каждого предпринимателя есть свои секреты, как увеличить доходы и уменьшить расходы, платить меньше налогов. Посоветоваться по этим вопросам предприниматель может только со своим штатным бухгалтером.

4. Ответственность. В Трудовом кодексе РК права работодателя защищены больше, чем работника, поэтому со штатного бухгалтера спросить легче. Внештатные сотрудники по закону не имеют права подписывать договора. Следовательно, они берут на себя меньше ответственности.

Как выбрать штатного бухгалтера?

Любовь Сапунова, директор бухгалтерской компании «Варити»:

Стаж или опыт? Профессионализм бухгалтера не зависит от стажа работы. Бухгалтеры с двадцатилетним стажем могут делать элементарные ошибки. Есть бухгалтеры без единого опыта работы, но через два года они могут самостоятельно вести компанию. Большой опыт работы – это когда бухгалтер работал на разных участках учета, и у него есть желание учиться и повышать квалификацию.

Важно. Не стоит нанимать бухгалтеров со средним или большим опытом работы для рутинной работы, и заставлять выписывать первичную документацию, а также загружать бухгалтера работой офис–менеджера. Это неэффективная трата ваших денег и времени.

Сколько платить штатному бухгалтеру?

Бухгалтера с маленьким опытом можно нанять, если в компании уже есть бухгалтер как минимум со средним опытом. Подходит для однообразной работы как выписка первичных документов и накладных счетов фактур. Можно допустить к начислению заработной платы, если в компании 2–3 сотрудника, не более. Такие бухгалтеры обычно работают в небольших сервисных предприятиях, потому что там самый простой учет. Можно найти на сайтах по поиску работы, но не желательно – легко разочароваться. Минимальная заработная плата – 60–150 тыс тенге в месяц.

Бухгалтер со средним опытом работы – это специалист, который уже поработал на участках бухучета как реализация, приход, импорт. Посещал специализированные семинары, повышал квалификацию, готовил финансовую отчетность небольшой компании с небольшим количеством бухгалтерских операций. Такие бухгалтеры обычно работают в торговых компаниях. Нужно искать по рекомендации знакомых или «хантить» из других компаний, не смотреть на сайтах по поиску работы. Минимальная заработная плата – 150–250 тыс тенге в месяц.

Бухгалтер с большим опытом работы. Такие бухгалтеры постоянно повышают квалификацию, участвуют на форумах, семинарах. Обычно работают в крупных производственных или строительных компаниях. Имеют опыт в налоговом планировании, умеют составлять финансовую отчетность. Искать по рекомендации знакомых или обратиться к профессиональному рекрутеру. Минимальная заработная плата – выше $1 тыс в месяц.

Важно. Сторонитесь бухгалтеров, которые часто меняют работу, не задерживаясь на некоторых даже по году. Если бухгалтер уходит с работы в начале, посередине или в конце года, когда кипит работа по сдаче отчетов, это тревожный звонок. Также не полагайтесь сильно на сертификаты. Если у бухгалтера какой-то крутой сертификат, не бегите на всех парах брать его на работу без единого сомнения. Главное – практика. Зачастую бухгалтерские экзамены легче сдать теоретику, чем практику.

Нюансы: При заключении договора со штатным бухгалтером обязательно пропишите в договоре ответственность бухгалтера за штрафы. Дело в том, что в кабинет налогоплательщика приходят уведомления, на которые нужно отвечать в срок, если бухгалтер не ответил, налоговые органы могут заблокировать счета предпринимателя и наложить штраф. Часто бывает, что бухгалтер делает ошибки и увольняется, а предприниматель остается со штрафами.

Бывает, когда бухгалтер уничтожает бухгалтерские базы после конфликта с руководителем. Предприниматель остается без данных, восстановить которые почти невозможно, если нет архива. Такие случаи часто встречаются. Или когда бухгалтер делает видимость бурной работы, а на деле просто сдает нулевые отчеты, потом увольняется. Поэтому заключайте договор о материальной ответственности. Предусмотрите ответственность за причинение ущерба компании по вине бухгалтера. Заключите трудовой договор, составьте должностную инструкцию – это защитит вас от неприятностей в дальнейшем.

 

 

Как определить плохого бухгалтера?

Вас должно настораживать:

1. Если ваш бухгалтер не задает никаких вопросов. Это значит он не понимает специфики вашего бизнеса, как проводить некоторые операции, как вы работаете с клиентами и т. д., и создает видимость работы или делает не то, что ему нужно делать.

2. Если бухгалтер информирует вас о суммах налогов к уплате очень поздно, практически день в день. Например, у вас запланированы платежи в конце месяца, и тут громом среди ясного неба: вам сообщают, что надо заплатить миллион тенге НДС.

3. Вы не знаете, кому вы должны, кто должен вам, и бухгалтер не может ответить на этот вопрос. Возможно, он просто не разносит и не запрашивает первичные документы. Такое часто бывает.

4. Если у бухгалтера бардак – документы долгое время валяются на столе неразложенные и неподшитые. У нормального бухгалтера все папки должны быть сгруппированы по видам учета и подписаны.

5. Бухгалтер не может обосновать суммы налогов – почему именно такие суммы, и откуда они взялись.

6. Вам часто блокируют расчетный счет. Это значит, бухгалтер не контролирует извещения и уведомления из налоговых органов, и не отвечает на них вовремя.

7. Вы узнаете об изменениях в налоговом законодательстве от своих партнеров, из новостей, еще хуже, от налоговых органов, только не от своего бухгалтера.

8. Бухгалтер не консультирует вас, не предупреждает о последствиях тех или иных действий. Например, что срочно нужно встать на учет по НДС или о нюансах сделок с нерезидентами.

 

 

Бухгалтерская компания (аутсорсинг)

Кому подходит: Малый, средний и большой бизнес, работающий по упрощенному и общеустановленному налоговому режиму.

Как выбрать: При выборе бухгалтерской компании, сначала узнайте, сколько лет она работает на рынке и какой штат содержит. Лично встретьтесь с руководителем, обсудите, как ведется учет, кто контролирует процессы и сдачу отчетности. Не стесняйтесь, ведь вы отдаете свой учет сторонней организации. Не ориентируйтесь только на цену. Вас должно насторожить, если цена ниже, чем в других компаниях. 

Плюсы:

1. Экономия: Не нужно покупать программное обеспечение, оборудование, арендовать помещение, платить налоги с заработной платы штатного бухгалтера (в общем объеме 28% от зарплаты). Услуги бухгалтерской компании обойдутся предпринимателю так же как содержание штатного бухгалтера. 

2. Эффективность: При небольшом объеме работы штатный бухгалтер просиживает в офисе без дела: начисляет зарплату и сдает отчетность целый месяц. Бухгалтерская компания сделает это за одну неделю. Работу по выписке счетов фактур может делать менеджер по продажам, если один раз его научить, тут штатный бухгалтер не нужен.

3. Опыт. В бухгалтерских компаниях работает много сотрудников, и обязательно главный бухгалтер или аудитор с большим опытом. Если штатный бухгалтер может допустить ошибку, особенно если неопытный, то в бухгалтерской компании главный бухгалтер может вычислить ее быстро. Также аудитор или главный бухгалтер всегда следит за изменениями в законодательстве. 

4. Больше ответственности. Бухгалтерская компания заключает с клиентом договор, в котором можно прописать все пункты. При ошибке бухгалтера, компания берет на себя всю ответственность. Также бухгалтерские компании больше следят за своей репутацией, поэтому уровень ответственности у них выше, чем у отдельного человека.

Сколько стоит: Примерную стоимость услуг бухгалтерской компании можно рассчитать на калькуляторе.

Советы предпринимателям как работать с бухгалтером?

- Лучше, если в компании бухгалтер не касается наличных денег. Пусть это делает кассир;

- Подписывайте все финансовые документы сами;

- Если доверяете бухгалтеру оплату через ваши счета, оставьте за собой право одобрения платежей в системе онлайн банкинга;

- Скачивайте архив программы 1С не реже одного раза в месяц; 

- Научитесь пользоваться кабинетом налогоплательщика и хотя бы раз в месяц проверяйте состояние расчетов с налоговыми органами. Проверьте, не сдает ли бухгалтер нулевую отчетность;

- Не доверяйте бухгалтеру ведение кадрового делопроизводства и решение юридических вопросов;

- Требуйте, чтобы бухгалтер обрабатывал информацию оперативно, не откладывая в долгий ящик. Некоторые бухгалтеры любят собирать документы, а разносить все сразу в конце месяца. У вас могут возникнуть проблемы, если нужно срочно показать акт сверки, а документ еще не обработан;

- Иногда прибегайте к услугам сторонних специалистов, чтобы проверить состояние бухгалтерии. Опытный бухгалтер сразу увидит ошибки в учете, за которые, возможно, позже придется горько расплачиваться.